介護記録を電子化しよう!スムーズな導入のポイントは?

介護の仕事

指さしする介護士イメージ

さまざまな介護施設や訪問介護で、毎回のケアの様子を記録している介護記録。ご利用者の様子やケアの実情を共有するための大切なものですが、介護現場ではその作成や管理に多くの手間を取られている現実があります。

そんな悩みの解決方法として、今進められているのが「介護記録の電子化」。超高齢化社会を迎え介護の担い手が大きく不足することが見込まれているなか、介護現場では業務の効率化を進める手立てとして、データの電子化が急速に進められています。

今回はその具体的な内容と、混乱なく現場に導入するためのコツや流れについてご紹介していきます。メリットだけでなくデメリットや注意点についてもふれていきますので、ぜひスムーズな導入の参考にしてみてくださいね。

介護記録を電子化する具体的メリット

パソコンで記録を取る様子

【訪問介護の場合】
ご利用者の自宅をホームヘルパーが訪問してケアを行う訪問介護では、毎回のケアごとに所定の訪問介護記録書に手書きしてご利用者からサインや捺印をもらい、業務終了時に事務所に立ち寄って提出するという手順を踏むのがこれまで一般的でした。

しかし毎回記録を手書きするのは時間がかかりますし、提出を受ける事業所側もたくさんの紙を整理してまとめるのが大変です。さらに介護報酬請求業務では、大量のサービス提供記録を見ながらパソコンに入力したり、転記したりする業務がサービス提供責任者の大きな負担に。

これらの記録を電子化できれば、ホームヘルパーがいちいち事業所へ立ち寄る必要がなくなり、直行直帰が可能になります。そうすると短時間でも働きやすくなるため、採用の幅が広がり人手不足の改善につながることが期待されます。

また、サービス提供記録のデータをそのまま請求システムに取り込んで処理できるため、サービス提供責任者の事務作業を大幅に効率化することができます。さらに自動でヘルパーのシフトを作成できるシステムを導入すれば、勤務スケジュールを入力するだけでご利用者との距離や相性と照らし合わせて自動で勤務表を作成でき、シフト作成の手間を大幅に削減できます。

【通所介護や施設サービス等の場合】
通所介護や老人ホームなどの施設サービスでは、介護職員がタブレット端末を用いることで、利用予定実績やバイタルデータ、食事や入浴の様子、リハビリの進行具合など、さまざまな記録をその場で効率的に管理できるようになります。

また日々の記録業務として連絡帳や業務日誌、毎日増えていく介護記録など、いくつもの紙の帳票が存在することも多く、それらに同じ内容を転記していることもしばしば。記録を電子化すれば、さまざまな帳票にデータを同時に反映させることができるので、作業時間をグンと効率化できます。

電子化した記録はクラウドで他の端末に連携できるので、これによって職員間での情報共有もスムーズに。そのほか、スタッフのシフト表作りや介護報酬請求業務が効率化できる点は訪問介護の場合と同様です。このように電子化によってさまざまな事務仕事が効率化されることで、その分スタッフの残業時間が削減できたり、一人ひとりのケアにもっと時間をかけられるというメリットも生まれます。

電子化の注意点とデメリットは?

介護記録を電子化することには、いくつかデメリットや注意すべきこともあります。以下でひとつずつ確認していきましょう。

  • システムの選定に、比較検討を行う労力がかかる
  • 機器やシステムの導入にコストがかかる
  • 情報漏洩対策など、セキュリティ対策を講じる必要がある
  • 故障や誤操作、データ消失などのリスクがある

自施設に最適な電子化の方法を見つけるには、まず日頃どのような記録業務を行っているかを見直して整理するという労力がかかります。ただし、ここで見逃していたムダが見つかり効率化できるとすれば有益な作業になります。記録方法や手順の定期的な見直しや改善は、電子化する・しないに関わらず取り組んでおきたいですね。

デメリットとしてもっとも大きいのは、導入の際にかかるコスト。これには各都道府県が介護事業に向けて用意している「ICT補助金」が利用できます。負担は一時的なもので、業務が軌道に乗ればその後は効率化が見込めますので、ぜひこうした公的支援の利用を検討してみてください。

また、故障や誤操作、データ消失やパスワード忘れなど、導入後に出てくるであろうさまざまな問題についても考慮しておく必要があります。システムの比較検討時には、サポート・メンテナンス体制が充実しているかどうかもよくチェックしておくことが重要です。

ひとくちに電子化といってもそのレベルは一律ではなく、電子化する範囲は事業所の事情によって変更することができます。たとえば紙媒体も残しつつ、必要性の高い部分だけ電子化するといったカスタマイズも可能。

新型コロナ問題で普及が加速したオンライン診療を見ても分かるように、今医療・介護の分野では、急速にデジタル化が進んでいます。小規模で利用者が多様など、電子化がどうしても難しい事情があるのでなければ、そろそろ電子化の検討を始めてみても良いのではないでしょうか。

※ICT補助金の申請期間や受付状況は自治体によって異なります。詳しくは各自治体のHPでご確認ください。

現場の混乱を防ぐ導入のポイント

キーボードやノート、ふせんなど仕事で使う備品

電子化のデメリットとしてもう一つ心配されるのが、「ただでさえ忙しい介護スタッフが果たしてシステムや機器をうまく使いこなせるのか」という問題です。スムーズに使いこなして業務の効率化に役立ててもらうために、以下のポイントを押さえておきましょう。

  • 現場スタッフへの導入研修時に、「何のためにするのか」をしっかり伝える

導入時はスタッフ向けに研修を行いますが、このときただ操作方法だけを伝えるのではなく、「何のために行うのか」をしっかり伝えましょう。業務の効率化は働くスタッフの余裕をつくり、サービスの向上につながります。最終的に電子化によってご利用者やそのご家族の笑顔が増えることにつながるということを伝えましょう。

  • 利用者、利用者家族にも事前に変更点を伝える

サービス利用に際して不安を感じることのないよう、電子化の目的と導入スケジュール、影響のある点や変更点、さらに個人情報の取り扱い等について説明し、同意・理解を得ておきましょう。現場スタッフからもご利用者やご家族にしっかり説明できるよう、研修内容に盛り込むことも忘れずに。

  • 導入後にフォローアップ研修を行う

スタッフがいざ現場で使用してみると、導入前の研修では気付かなかった疑問点や、困ったことなどがいろいろ出てくるはずです。導入後1ヵ月程度を目安に、フォローアップ研修を行いましょう。手厚い研修を行うことで現場の混乱を防ぎ、業務効率化へのスピードアップが見込めます。

ICTで快適な未来の介護へ

デジタル化の未来イメージ

超高齢化社会に対応するため、ICT(情報通信技術)を使った効率化が急務となっている介護業界。その手始めとして、介護サービスの提供記録や日々のバイタルデータなどの電子化が注目されています。

すでに、身につけたウェアラブル端末やセンサーを組み込んだベッドで体の状態を測定したり、膀胱の状態を検知して排泄のタイミングを知らせるといった技術も実用化されています。ヘルスケアデータのデジタル化が順調に進めば、データの測定や管理が自動化され、私たちの日常を支えてくれる日も近いかもしれません。

近い将来介護業界は、最先端のICTがあたりまえに駆使される世界になっているはず。それは決して介護を機械任せにするということではなく、ICTが介護に関わるすべての人をもっと快適にできる、大きな可能性を持っているということです。笑顔あふれる介護の未来へ向かって、まずは介護記録の電子化から一歩を踏み出してみませんか。

参考資料:居宅サービス事業所におけるICT機器・ソフトウェア導入に関する手引き- 厚生労働省{https://www.mhlw.go.jp/content/12305000/000535305.pdf

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